Ohjeita tarjouskilpailuun osallistuvalle

Ketkä voivat tehdä tarjouksen ?

Avoimessa menettelyssä jokainen alalla toimiva yritys tai muu yhteisö voi tehdä tarjouksen. Rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tarjouspyyntöasiakirjat saa vain osallistumishakemuksen määräajassa jättänyt ja tarjoajaksi hyväksytty taho.

Millainen tarjouksen tulee olla ?

Tarjouksen tulee olla tarkasti tarjouspyynnön mukainen. Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset. Tarjouksen on sisällettävä kaikki vaaditut selvitykset, ansioluettelot, kalustoluettelot ja todistukset jne. Tarjous voi muodostua tarjouspyynnön vastaiseksi esimerkiksi sillä että yritys liittää tarjoukseen omat toimitusehtonsa, jotka poikkeavat tarjouspyynnössä ilmoitetuista hankintaehdoista. Tarjous tulee laatia tarjouspyynnössä mahdollisesti olevien lomakkeiden mukaisesti ja esimerkiksi hinnat tulee ilmoittaa hankintayksikön pyytämällä tavalla. Virheiden välttämiseksi tarjoajien on syytä olla käyttämättä omia tarjouspohjiaan. Hallinto-oikeuden periaatteena tunnettu hallinnon velvollisuus pyytää täsmentämään puutteellisia asiakirjoja ei ole hankintamenettelyssä käytössä.

Tarjoajan on hyvä muistaa että hankintayksikkö saa suorittaa tarjousvertailun vain kirjallisista tarjouksista ilmenevien tietojen perusteella. Hankintayksikön kanssa pitkäänkin yhteistyötä tehneen tarjoajan jatko hankintayksikön kanssa voi tapahtua vain tarjouksen tiedoilla.

Tarjous toimitettava määräajassa

Tarjous on toimitettava perille tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta on tarjouksen tekijällä. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä myöhässä toimitettu tarjous. Tarjoajan onkin syytä varmistua esimerkiksi postissa lähetetyn tarjouksen perille saapumisesta määräaikana. Myös sähköisessä asioinnissa kannattaa välttää tarjouksen lähettämistä viime minuuteilla. Sähköisen viestin katsotaan saapuneen viranomaiselle silloin kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tarjouspyynnön virheet tai epäselvyydet

Tarjouspyyntö tai hankintailmoitus voi olla tulkinnanvarainen tai sisältää jopa suoranaisia virheitä. Tällaisessa tilanteessa tarjoajan on syytä olla aktiivinen ja ottaa välittömästi yhteyttä hankintayksikköön. On myös hankintayksikön etu että epäselvät, puutteelliset tai virheelliset tiedot tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa voidaan korjata. Hankintayksikkö voi toimittaa tarjouspyyntöä koskevat lisätiedot tai täsmennykset tarjoajille. Jos korjaukset tai muut muutokset ovat merkittäviä, hankintayksikkö voi pidentää tarjousaikaa.

Liikesalaisuudet

Hankinta-asiakirjat tulevat asianosaisille julkisiksi hankintaa koskevan päätöksen teon jälkeen, mutta yleisölle vasta hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjous sisältää tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia koskevia tietoja, eivät tarjousasiakirjat näiltä osin tule julkisiksi. Tarjoajan on itse ilmoitettava tarjouksessaan, miltä osin tarjous sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia sekä tarvittaessa eroteltava nämä tiedot. Tarjoajan on syytä välttää koko tarjouksen leimaamista salaiseksi. Voittaneen tarjouksen tarjoushinta on aina julkinen tieto, joten hintaa ei voida katsoa liikesalaisuudeksi.

Tieto hankintapäätöksestä

Hankintapäätös ja valitusosoitus on annettava tiedoksi kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille. Hankinnan keskeyttämistä koskeva päätös annetaan tiedoksi kaikille tarjouskilpailussa mukana olleille ja tarjoajaa tai tarjousta koskeva hylkäämispäätös annetaan tiedoksi sille joka on hylätty. Hankintapäätös lähetetään kaikille tarjoajille samanaikaisesti kirjeellä. Päätös voidaan asianosaisten suostumuksella antaa tiedoksi myös sähköisenä viestinä.